Prokura je pro mnohé podnikatele trochu záhadný pojem. Pokud patříte mezi ně, jste na správném místě. V tomto článku najdete odpovědi na své otázky ohledně prokury – co to přesně je, jak funguje a jaké výhody či rizika přináší. Dozvíte se, jak prokuru udělit, na co si dát pozor a proč může jít o užitečný nástroj pro Vaše podnikání. Čtěte dále a ujistěte se, že prokura bude sloužit Vám, nikoliv naopak.
Co je to prokura?
Prokura je zvláštní druh plné moci určený pro podnikatele. Jednoduše řečeno, jde o zmocnění, kterým podnikatel (firma zapsaná v obchodním rejstříku) pověří prokuristu – fyzickou osobu – aby za něj mohl činit veškeré právní úkony související s provozem podniku. Díky prokuře může prokurista vystupovat jménem firmy v obchodních záležitostech v podobném rozsahu jako statutární orgán (například jednatel společnosti). Výjimkou jsou jen určité zásadní úkony, o kterých si řekneme dále. Prokura se někdy označuje jako obchodní plná moc, protože umožňuje prokuristovi jednat za podnik téměř neomezeně.
Například: Představte si majitele menší společnosti s ručením omezeným, který často cestuje do zahraničí. Potřebuje, aby firma mohla plynule fungovat i během jeho nepřítomnosti. Rozhodne se proto udělit prokuru svému zkušenému manažerovi. Z manažera se tím stane prokurista, který může podepisovat smlouvy a zařizovat důležité záležitosti jménem společnosti. Majitel tak získá jistotu, že chod firmy pokračuje bez přerušení, i když zrovna nemůže být osobně přítomen. Navíc se nemusí obávat, že by prokurista firmu “převzal” – prokurista sice jedná za podnikatele navenek, ale nestává se statutárním orgánem ani společníkem. Veškerá klíčová kontrola zůstává v rukou majitele.
Prokura je zakotvena v zákoně – konkrétně Občanský zákoník (§ 450 občanského zákoníku) definuje prokuru jako zmocnění podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku ke všem právním jednáním, k nimž dochází při provozu obchodního závodu. Je účinná už samotným udělením (zápis prokuristy do rejstříku má tedy deklaratorní povahu). To prakticky znamená, že prokurista může jednat za firmu ihned po udělení prokury. Nicméně, zákon také stanoví povinnost prokuru zapsat do obchodního rejstříku – k tomu se ještě dostaneme. Pro úplnost dodejme, že prokuristou může být jen plně svéprávná fyzická osoba; právnické osobě nelze prokuru udělit (to výslovně zakazuje zákon). Prokura zkrátka umožňuje podnikateli předat široké oprávnění jednat za firmu jiné osobě, aniž by se tato osoba stala společníkem či jednatelem.
Jak se uděluje prokura
Ve srovnání s tím, co obnáší založení nové firmy, je proces udělení prokury výrazně jednodušší. Například samotné založení společnosti s ručením omezeným (Založení společnosti s ručením omezeným) vyžaduje splnění řady kroků a formalit. Prokuru lze naproti tomu zřídit rychleji, ale i tak je nutné dodržet zákonné náležitosti, jinak by prokura nemusela být platná. Níže shrnujeme hlavní pravidla pro udělení prokury:
Kdo komu?
Prokuru může udělit pouze podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku, a to výhradně jedné či více fyzickým osobám. Například pokud podnikáte jako fyzická osoba a dosud nejste zapsán v obchodním rejstříku, musíte se nechat nejprve zapsat, chcete-li prokuru využít.
Písemná forma prokury
Prokura musí být udělena písemně a v dokumentu musí být výslovně uvedeno, že jde o prokuru. Prokurista udělení prokury přijímá svým podpisem na listině. (Ústní dohodou ani běžnou e-mailovou komunikací prokuru zřídit nelze.)
Rozsah zmocnění
Nemusíte detailně vypisovat, k jakým úkonům prokuristu zmocňujete – prokura automaticky zahrnuje všechna běžná právní jednání týkající se provozu podniku. Nelze ji omezit jen na určité úkony, přičemž případná vnitřní omezení prokuristy (interní pokyny ve firmě) nemají vůči třetím osobám právní účinek.
Nemovitosti
Pokud chcete, aby prokurista směl za firmu prodávat či zatěžovat nemovitosti, musíte to v udělené prokuře výslovně uvést. Jinak takové úkony prokurista činit nesmí. Bez speciálního zmocnění tedy prokurista například nemůže prodat firemní pozemek ani dát nemovitý majetek do zástavy.
Více prokuristů
Prokuru lze udělit i více osobám současně. Standardně pak každý prokurista jedná za firmu samostatně (tzv. solidární prokura). Je ale možné určit, že prokuristé musí jednat společně – například dva prokuristé vždy vystupují společně (kolektivní prokura). Takové ujednání se zapíše do rejstříku, aby o něm třetí osoby věděly.
Zápis do rejstříku
Udělená prokura se povinně zapisuje do obchodního rejstříku (veřejného rejstříku vedeného soudem). Návrh na zápis prokuristy podává zpravidla jednatel společnosti, a to bez zbytečného odkladu po udělení. Zápis má pouze evidenční charakter, nicméně při opomenutí zápisu hrozí nepříjemné komplikace. Třetí osoby se totiž mohou ještě nějakou dobu spoléhat na již neplatnou prokuru zapsanou v rejstříku, nebo naopak nemusejí vědět o prokuře, která zapsaná není. Proto tuto povinnost nepodceňte.
Jakmile je prokura v obchodním rejstříku zapsána, stává se veřejně dohledatelnou informací. Třetí osoby si mohou snadno ověřit, kdo je prokuristou firmy a zda například musí jednat s dalším prokuristou nebo má omezení ohledně nemovitostí. To přispívá k právní jistotě v obchodních vztazích – obchodní partneři vědí, že prokurista skutečně jedná jménem společnosti.
Udělení prokury je sice administrativně jednodušší než jiné korporátní úkony, ale i zde se vyplatí využít právní pomoc. Naše advokátní kancelář běžně pomáhá klientům s přípravou potřebných dokumentů, se samotným zápisem prokury do rejstříku i s nastavením podmínek udělení. Díky tomu proběhne vše hladce a podle zákona. Přitom náklady na odbornou pomoc jsou ve srovnání s potenciálními škodami z chybně udělené prokury zanedbatelné.
Práva a omezení prokuristy
Prokurista má velmi široké pravomoci jednat za podnikatele navenek. Může za firmu uzavírat smlouvy, objednávat zboží, vystupovat před úřady a v podstatě činit všechny běžné obchodní úkony jménem společnosti. Dokonce může firmu zastupovat i před soudy – občanský soudní řád to výslovně umožňuje. Při podpisu dokumentů se prokurista obvykle podepisuje tak, že k názvu firmy podnikatele připojí svůj podpis a dodatek naznačující prokuru (například zkratku „p.p.“ nebo slovně per procura).
Nicméně, ani prokurista nemůže vše. Nesmí zasahovat do vnitřních záležitostí společnosti. Prokurista není statutárním orgánem ani společníkem, takže nemůže třeba přijímat nebo vylučovat společníky, měnit společenskou smlouvu, zvýšit základní kapitál či rozhodovat o rozdělení zisku. Stejně tak bez zvláštního zmocnění nesmí nakládat s nemovitostmi firmy (jak už bylo vysvětleno výše). Dále zákon zakazuje, aby prokurista přenesl svou prokuru na někoho jiného – prokuru nelze delegovat. Prokurista tedy nemůže udělit další prokuru ani převést své zmocnění na zástupce. Může však za podnikatele udělit běžnou plnou moc jiné osobě pro určitou záležitost (to je dovoleno).
S výkonem prokury jsou spojeny také povinnosti a odpovědnost. Prokurista musí jednat s péčí řádného hospodáře, tedy pečlivě, s potřebnými znalostmi a vždy v zájmu společnosti. Má povinnost zachovávat loajalitu vůči firmě a vyhýbat se střetu zájmů – podobně jako to zákon vyžaduje po jednateli společnosti. Dokonce právní předpisy stanoví, že na prokuristu se přiměřeně vztahují některá pravidla jako na statutární orgány. Pokud by tedy prokurista svou roli závažně porušil nebo zneužil, může odpovídat firmě za vzniklou škodu. V praxi je proto vhodné uzavřít s prokuristou smlouvu o výkonu funkce (nebo jinou dohodu), která vymezí jeho práva, povinnosti a případnou odměnu – podobně jako je tomu u jednatelů. Tím se předejde nejasnostem a firma bude lépe chráněna pro případ, že by prokurista pochybil.
Prokura – výhody a rizika
Podívejme se, jaké výhody může prokura podnikateli přinést, ale také na jaká rizika je potřeba pamatovat. Kromě toho připomeneme, že naše advokátní kancelář se v této oblasti vyzná a může Vám pomoci vytěžit z prokury maximum a minimalizovat případná negativa.
Výhody prokury
- Rychlé jednání: Prokurista může za firmu operativně jednat a rozhodovat, což znatelně zrychluje a usnadňuje každodenní provoz. Jednatel nebo majitel nemusí být osobně přítomen u každé schůzky či podpisu smlouvy – firma tak není brzděna jeho vytížeností.
- Plná kontrola vedení: Na rozdíl od jmenování druhého jednatele nebo přijetí nového společníka zůstává veškerá kontrola nad firmou v rukou dosavadního vedení. Prokurista jedná jménem společnosti navenek, ale nemá podíl ve firmě ani statutární pravomoci ve vnitřních záležitostech. Majitel se tedy nedělí o moc, pouze deleguje operativu.
- Snadné udělení i zrušení: Udělení prokury je relativně jednoduchý úkon a stejně tak prokuristu lze kdykoli odvolat (prokuru zrušit), pokud se neosvědčí nebo už jeho roli nepotřebujete. Tím se minimalizuje riziko dlouhodobých problémů – firma není vázána např. výpovědní lhůtou jako u zaměstnance. Stačí formální rozhodnutí a prokura může obratem zaniknout.
- Flexibilita: Prokura se dá přizpůsobit potřebám podniku. Můžete jmenovat více prokuristů pro různé oblasti nebo například stanovit, že prokurista smí jednat jen společně s někým dalším. Tím zvýšíte kontrolu nad zásadními úkony, zatímco běžné věci vyřídí prokurista sám. Prokura nabízí značnou volnost v nastavení, jak bude firma navenek vystupovat.
Rizika prokury
- Zneužití pravomocí: Prokurista může společnost zavázat i k nevýhodným obchodům. Pokud zvolíte nesprávnou osobu nebo prokurista pochybí, může firma utrpět finanční ztráty a bude složitě řešit, jak se ze závazků vyvázat. V krajním případě hrozí soudní spory s obchodními partnery, pokud podnik odmítne splnit závazek, který prokurista jeho jménem podepsal.
- Menší přehled vedení: Má-li jednatel díky prokuře příliš velký odstup od každodenních rozhodnutí, může se stát, že ztratí detailní přehled o dění ve firmě. Prokurista jedná samostatně a ne o všem musí vedení informovat okamžitě. Na druhou stranu to může vést k přehlédnutí problémů nebo nesouladu ve strategii, pokud komunikace vázne.
- Administrativní nedostatky: Firma nesmí opomenout správně zapsat udělenou prokuru do obchodního rejstříku a stejně tak musí ohlídat její včasné zrušení, pokud prokurista ve funkci skončí. Opomenutí těchto povinností může způsobit nepříjemné právní komplikace. Například třetí osoby se mohou spoléhat na již neplatnou prokuru zapsanou v rejstříku, což může firmu poškodit. Je proto nutné hlídat administrativní stránku věci.
- Rozsah nejde omezit: Prokura nelze omezit na určitý okruh činností – buď ji udělíte v plném zákonném rozsahu, nebo vůbec. Kromě možnosti omezit prokuru na pobočku podniku či vyloučit nakládání s nemovitostmi (viz výše) nemůžete prokuristovi povolit jen některé úkony. Pokud tedy potřebujete zástupce s užším polem působnosti, prokura nemusí být vhodným nástrojem a je lepší využít klasickou plnou moc nebo jiný způsob zastoupení.
Zvažte proto pečlivě, komu prokuru udělíte a jak nastavíte případné podmínky (např. společné jednání více prokuristů). Tím zajistíte, že přínosy převáží nad riziky a prokura bude Vaší firmě dobře sloužit.
Potřebujete poradit?
Prokura může být výborný sluha, ale špatný pán. Pokud o jejím udělení uvažujete, nebo naopak řešíte problém s jednáním prokuristy, neváhejte se obrátit na odborníky. Naše advokátní kancelář se obchodnímu právu dlouhodobě věnuje a s prokurou Vám ráda pomůže. Poskytneme Vám profesionální právní konzultaci, detailně zanalyzujeme Vaši situaci a navrhneme nejlepší řešení. Samozřejmostí je také pomoc se sepsáním potřebných dokumentů (udělení či odvolání prokury apod.) a případné zastoupení u soudu v případě sporu. Kontaktujte nás a společně zajistíme, že Vaše podnikání bude s prokurou v bezpečných rukou.
